5 REGOLE DA SEGUIRE PER SCRIVERE UN COMUNICATO STAMPA
“Creare un comunicato stampa è un servizio molto richiesto da parte di aziende, istituzioni e clienti di varia natura. Sebbene possa sembrare una pratica semplice e sbrigativa, questo tipo di contenuto necessita di alcune azioni che devono rigorosamente essere messe in atto affinché il nostro testo risulti essere efficace, chiaro e in linea con le necessità comunicative del nostro cliente.
A differenza della scrittura creativa o del content marketing, che deve avere sempre un occhio per il motore di ricerca, il comunicato stampa deve inevitabilmente seguire alcune semplici regole al fine di ottenere un risultato in grado di ottimizzare il messaggio che si vuole comunicare.
COMUNICATO STAMPA: TITOLO ACCATTIVANTE E LEAD IMMEDIATO
Il titolo di un comunicato stampa è il primo elemento da considerare e non deve essere sottovalutato. Per creare un comunicato stampa efficace bisogna scegliere un titolo che generi curiosità e che allo stesso tempo riesca a condensare in una frase relativamente breve il contenuto del testo sottostante.
In questa fase dobbiamo considerare che quotidianamente addetti ai lavori (ad esempio giornalisti) e categorie interessate ricevono per posta molti comunicati stampa, che spesso non vengono letti o aperti. Diventa quindi fondamentale essere originali, catturare l’attenzione ma allo stesso tempo diretti e chiari.
Infine è importante ricordare che, se il nostro intento è quello che il nostro comunicato venga poi ripreso da altri siti o testate, è fondamentale inserire la parola chiave all’interno del titolo così da poter avere maggiore efficacia in ottica Seo.
Il lead rappresenta l’incipit o cappello del nostro comunicato stampa. Deve essere di poche righe e poche parole. Ha la funzione di sommario e per questo deve riuscire a suscitare subito l’attenzione del lettore, cercando di raccontare nell’immediato il contenuto o la notizia che si vuole diffondere.
In quest’ottica assume particolare importanza l’utilizzo della famosa Regola delle 5 W. Anche in questo caso, l’utilizzo della parola chiave che condensi l’intero contenuto è consigliata nei casi in cui vogliamo che il nostro contenuto venga ripreso da altre agenzie o testate giornalistiche.
LA REGOLA DELLA 5 W
Per la natura stessa del comunicato stampa, utilizzare la regola delle 5 W ci aiuta molto in termini di efficacia e obiettivi. Tale regola riassume le domande a cui il nostro testo deve rispondere per poter essere esaustivo. Who? What? When? Where? Why? che in italiano significano Chi? Cosa? Quando? Dove? Perché? sono interrogativi ai quali rispondere per poter scrivere un contenuto con tutte le informazioni basilari per avere una comunicazione completa. Di solito la regola delle 5 W è utilizzata nell’attacco (lead) del comunicato ma non deve limitare la nostra capacità di scrittura in canoni troppo ristretti per non rischiare di avere un testo troppo “standardizzato”. Queste regole assumono ancora più importanza quando dobbiamo comunicare una notizia di attualità, così da poter essere inquadrata immediatamente dal lettore che solitamente è un giornalista, già alla prese con innumerevoli testi aventi le stesse finalità.
IL CORPO CENTRALE DEL COMUNICATO STAMPA
La prima domanda che ci dobbiamo porre quando decidiamo di scrivere un comunicato stampa è la seguente: perché devo scrivere un comunicato stampa? Redigere un testo del genere è necessario quando abbiamo qualcosa di nuovo da comunicare, che abbia un taglio “giornalistico” e che non sia percepito unicamente come una pubblicità, pena il rischio di essere identificati come spammer.
Fatta questa doverosa considerazione, la regola generale da seguire è quella delle brevità e della leggibilità. In questo senso un corpo centrale efficace è composto da paragrafi di poche righe contenenti tutte le informazioni necessarie, avendo cura di usare il grassetto per le parole chiavi e le frasi più esplicative in modo da poter agevolare la lettura veloce per i giornalisti. Evitiamo di usare toni con troppa enfasi con aggettivi e frasi ridondanti per non avere un taglio troppo pubblicitario che rischia di diventare invadente e fastidioso.
L’USO DEL VIRGOLETTATO E LA REVISIONE
Inserire una frase o un breve discorso virgolettato dell’amministratore o di una figura cardine dell’azienda che stiamo andando a rappresentare ha la funzione di aumentare la sensazione di affidabilità e fiducia nei confronti della stessa, facendo di fatto “mettere la faccia” ai rappresentanti del prodotto/azienda che comunichiamo. La frase inserita non deve essere fine a se stessa ma avere un contenuto degno di essere riportato.
Altro importante elemento da non sottovalutare sono gli aspetti grammaticali e lessicali, soprattutto perché solitamente i comunicati stampa sono letti da giornalisti che non vedono l’ora di trovare il pelo nell’uovo, senza contare la sensazione di superficialità che ne può scaturire.
CHIUSURA DEL COMUNICATO STAMPA
Nelle battute finali del comunicato stampa è consigliato inserire tutti i dettagli dell’azienda, magari con un box dedicato, nel quale viene descritta l’operatività e la storia societaria. Oltre alla breve descrizione anche i contatti a cui riferirsi in caso si voglia approfondire il tema centrale del comunicato (es: mail e recapito telefonico dell’addetto stampa o del direttore di comunicazione), il sito internet e gli indirizzi fisici e legali.