Comunicazione interna aziendale: come farla bene

La comunicazione interna aziendale permette di avere un flusso continuo e utile di informazioni tra tutti i livelli dell’azienda, facilita la collaborazione e incrementa l’engagement dei dipendenti. È un aspetto che il management aziendale non può trascurare e che va inserito all’interno di un progetto di comunicazione più ampio.

Cosa si intende per comunicazione interna aziendale

La comunicazione interna aziendale è il processo tramite il quale si scambiano informazioni e si comunicano politiche, aggiornamenti e feedback all’interno di un’azienda. Quando si parla di questo tipo di comunicazione, si sta parlando di comunicazioni dai dirigenti ai dipendenti, tra dipartimenti e tra colleghi che appartengono a divisioni diverse. Il fine è duplice: ottimizzare i processi operativi e mantenere tutti informati sulle direzioni strategiche dell’azienda.

Perché la comunicazione interna in azienda è importante?

Per un’azienda avere una comunicazione interna efficace è vitale. Senza non si potrebbero coordinare i vari reparti e si creerebbe una grande confusione, che alla lunga renderebbe ingestibile il lavoro. Comunicare bene vuol dire assicurarsi che tutti i dipendenti e la dirigenza condividano gli stessi obiettivi e abbiano chiaro cosa fare, quali siano i ruoli di ognuno. La mission aziendale deve essere sempre molto chiara e questa chiarezza si può raggiungere solo attraverso la condivisione di informazioni utili, corrette e strategiche. Non serve comunicare tanto per far vedere che si è attivi, serve avere un piano e progettare quello che sarà il flusso di comunicazione. Serve stabilire canali e mezzi, modalità e tempi.

Se la comunicazione verrà gestita in quest’ottica, allora migliorerà anche la collaborazione tra i team, riducendo malintesi e possibili ritardi. Un effetto indiretto e molto positivo, sarà quello di far sentire i dipendenti più presi in considerazioni, più valorizzati e molto meno frustrati. Lavorare in un’azienda che gestisce bene le comunicazioni, fa sentir parte di una squadra e mette a proprio agio i dipendenti che, in caso di necessità, si sentiranno molto più tranquilli a chiedere aiuto o presentare eventuali criticità. Questo migliorerà incredibilmente le performance dei team e ridurrà tantissimo la possibilità di accumulare ritardi o che si creino situazioni di tensione tra colleghi.

Allo stesso tempo, tutto questo permetterà di implementare con maggiore facilità eventuali nuove politiche, procedure o tecnologie. Far progredire e crescere l’azienda sarà più facile, almeno per quello che riguarda il personale.

Quali sono i canali di comunicazione interna?

Esistono vari canali attraverso i quali può essere gestita la comunicazione interna, ognuno dei quali serve per scopi diversi e si adatta a differenti tipologie di messaggi. L’efficacia dei canali di comunicazione interna dipende quasi del tutto dal contesto aziendale e dalle esigenze specifiche dei dipendenti. Ognuno di essi ha i suoi punti di forza e le sue limitazioni e la scelta di quali adottare dovrebbe basarsi su una valutazione attenta delle necessità di comunicazione interna dell’azienda. I canali principali da usare sono: le email, l’intranet aziendale, la newsletter, le riunioni e le piattaforme business di messaggistica istantanea.

Canali formali e informali

A seconda del tipo di azienda o di comunicazione da inviare si possono preferire dei canali formali o informali.

Per quanto riguarda i canali formali, sono quelli migliori per le comunicazioni ufficiali e gli aggiornamenti importanti. Tra i migliori ci sono le newsletter aziendali, che arrivano direttamente nell’inbox del membro dello staff e possono essere usate per comunicazioni più strutturate e anche per condividere l’house organ. L’intranet aziendale, invece, è un sito web, un luogo virtuale in cui collaborare, condividere risorse e confrontarsi, accessibile solo alle persone interne all’azienda. Anche qui possono essere diffusi gli house organ e le comunicazioni più importanti, nonché essere distribuiti questionari. Poi abbiamo le classiche mail e le riunioni con i vari elementi dei team.

I canali informali, invece, sono chat di gruppo, piattaforme social aziendali e, volendo, anche gli incontri casuali, come la pausa caffè. Sono utili per comunicazioni non istituzionali.

L’integrazione di questi due tipi di canali assicura una sana comunicazione interna.

Come migliorare la propria comunicazione interna

Migliorare la comunicazione tra i vari team significa implementare pratiche che rendano i messaggi chiari, tempestivi e rilevanti per i destinatari. Per questo motivo è importante che i messaggi siano personalizzati in base al ruolo rivestito e alle responsabilità del destinatario. Per migliorare, c’è bisogno anche del feedback dei dipendenti e di tutte quelle persone che partecipano alla vita dell’azienda. Bisogna avere il parere di chi riceve le comunicazioni, per capire se si sta lavorando bene, se le comunicazioni sono efficaci.

Come spesso accade, una delle chiavi è, anche, la formazione. Ai dipendenti va fornita una formazione specifica per migliorare le proprie competenze comunicative. Infine, bisogna sempre aver chiaro gli obiettivi e il target di ogni messaggio che viene inviato, così da generare dei flussi di informazioni chiari, semplici e utili. È importante monitorare le performance delle proprie comunicazioni, esattamente come se si fa con una strategia di marketing.

Comunicazione interna e AI

L’intelligenza artificiale sta rivoluzionando le aziende anche dal punto di vista della comunicazione interna, attraverso strumenti che possono automatizzare la distribuzione di messaggi, personalizzare la comunicazione in base ai dati dei dipendenti e analizzare il sentiment interno. Le AI possono automatizzare con maggiore efficienza le comunicazioni, rispetto ad altri strumenti già presenti sul mercato da anni, perché grazie alla loro enorme potenza di calcolo, possono intervenire e ottimizzare i flussi. Contribuiscono a rendere le interazioni più scorrevoli, migliorare l’interesse dei collaboratori e perfezionare l’ambiente lavorativo nel suo complesso.

In particolare, l’AI può aiutare un’azienda con:

  • L’automazione: l’IA è capace di automatizzare compiti ripetitivi e noiosi, come la compilazione di report, l’invio automatizzato di email e la gestione dei canali social aziendali. Questo permette ai responsabili della comunicazione di dedicarsi a mansioni più strategiche e creative,
  • La personalizzazione: l’AI può adattare i contenuti e le comunicazioni secondo le necessità e gli interessi specifici di ciascun dipendente, incrementando così il coinvolgimento e l’efficacia comunicativa,
  • L’accessibilità: facilita l’accesso alle informazioni aziendali per tutti i dipendenti, indipendentemente da dove si trovano o dal dispositivo utilizzato, promuovendo la collaborazione tra team che lavorano da remoto,
  • Miglioramento dell’esperienza lavorativa: l’intelligenza artificiale migliora l’esperienza lavorativa fornendo accesso rapido alle informazioni necessarie, semplificando i processi di inserimento e formazione e creando un ambiente più interattivo.

Ma integrare l’AI nei propri processi aziendali non porta solo benefici. Infatti, bisogna stabilire di usarla con una certa etica, proteggendo la privacy e i dati personali dei dipendenti. Inoltre, tutto il personale va formato sulle AI e sul loro utilizzo per massimizzarne il potenziale.

Da dove partire per una buona comunicazione interna

Abbiamo già detto quanto sia importante una buona comunicazione interna per la salute e la crescita di un’azienda. Ora vediamo da dove partire per una buona comunicazione aziendale interna, che sia efficace e sostenibile.

Prima di tutto, c’è bisogno di avere chiaro in mente quali sono gli obiettivi, cosa si vuole raggiungere e stabilire una strategia concreta. Vanno scelti i canali giusti, che devono tenere presenti le peculiarità dei membri del team e il loro grado di digitalizzazione, perché è importante che accedere alle informazioni sia semplice per tutti.

Un grande problema delle comunicazioni interne è che spesso sono difficili da comprendere, perché scritte in modo complesso. I messaggi devono essere chiari, concisi e facili da capire. Soprattutto, bisogna essere trasparenti, alle persone piace l’onestà, quindi deve essere molto chiara la posizione dell’azienda e le scelte che ha preso, anche quando le notizie da dare sono difficili e possono scontentare qualcuno.

Una volta avviato il flusso delle comunicazioni, sarebbe bene misurare i risultati ottenuti. Alcuni possono essere facilmente riscontrabili, soprattutto quando riguardano le performance dei dipendenti, ma è importante anche sapere cosa pensano questi ultimi. Quindi, prevedere di usare sondaggi, questionari e qualsiasi strumento utile alla raccolta di feedback è sempre un’ottima strategia. Ma di questo parleremo meglio più avanti.

Il communication journey

Un buon punto di partenza è mappare il communication journey, ovvero l’insieme dei punti di contatto comunicativi con cui un dipendente entra in contatto durante il suo percorso aziendale. Questo include tutto, dalla comunicazione pre-assunzione alle informazioni sul pensionamento, a ogni comunicazione interna che viene mandata.

Così sembra un’impresa folle, ma, in realtà il communication journey è molto simile al customer journey che analizziamo quando dobbiamo prevedere il percorso che farà il nostro cliente dal momento in cui comprende di avere un bisogno fino all’acquisto e la fidelizzazione. Forse, il percorso di comunicazione è più semplice da mappare, perché è una situazione più ristretta e molto più sotto il nostro controllo.

Per chi dirige un’azienda e per chi si occupa della comunicazione, sapere quali sono i touchpoint comunicativi che verranno toccati è fondamentale. Perché? Perché permette di selezionare con cura i canali e di confezionare i messaggi da inviare con precisione chirurgica, così da rendere tutto efficiente. Gli obiettivi di un’azienda in termini di comunicazione interna sono: rafforzare l’engagement dei dipendenti, migliorare l’esperienza lavorativa dando priorità all’ascolto e al feedback dei lavoratori, comunicare chiaramente i valori aziendali e costruire un senso di vicinanza attraverso attività di team building.

Per raggiungere questi scopi, è fondamentale che ogni azienda analizzi i valori che identificano la sua identità e come questi vengano rispettati quotidianamente, influenzando così il tono e lo stile comunicativo. Il Communication Journey è il flusso di contenuti e informazioni all’interno di un’organizzazione, che coinvolge team di lavoro, dipartimenti e singoli individui. I punti essenziali su cui concentrarsi sono:

  • Definizione del flusso: bisogna creare un percorso di contenuti e di informazioni all’interno dell’azienda e creare interazione tra team di lavoro, dipartimenti, singoli dipendenti,
  • Definizione dei valori: l’azienda deve avere chiari quali sono i suoi valori fondanti e deve analizzare come e se vengono rispettati. Nel caso in cui emergano situazioni in cui vengono ignorati, bisognerà andare a intervenire, anche strutturando la comunicazione in modo più efficace,
  • Scelta delle parole: bisogna definire un lessico aziendale specifico, perché le parole hanno un impatto sui comportamenti e le azioni legati direttamente alla comunicazione. A questo si lega la definizione di un tono e uno stile comunicativo che siano appropriati alle diverse situazioni.

Questi sono gli elementi essenziali per creare una comunicazione efficace all’interno dell’azienda, in modo che ne venga influenzata sia la cultura aziendale sia l’efficienza operativa.

Il modello della comunicazione interna aziendale

Il modello ideale della comunicazione interna aziendale combina canali digitali e fisici, creando una rete che raggiunge efficacemente ogni membro dell’organizzazione, indipendentemente dalla sua posizione o ruolo. Questo serve anche a rimanere costantemente vicini a ogni elemento del team aziendale, così da non lasciare nessuno indietro e permettere a tutti di essere aggiornati.

Ci saranno sicuramente persone più inclini a rivolgersi ai canali digitali e altre a quelli analogici, è una questione anagrafica. Per mantenere una buona salute aziendale, è importante che il modello che si decide di costruire, tenga conto di ogni specificità.

Esiste un modello che vale per tutte le aziende? No, ogni azienda ha bisogno di un modello costruito sulla base delle sue peculiarità, dei suoi bisogni e dei suoi obiettivi. Molto dipende anche dalle dimensioni del team e da come è organizzato. Chi sceglie forme di lavoro ibrido o full-remote, non può non scegliere i canali digitali. Chi ha un approccio più tradizionale, otterrà sicuramente buoni risultati anche dai canali analogici.

Le forme di comunicazione interna aziendale

La comunicazione interna può assumere diverse forme:

  1. Top-down: dal management ai dipendenti.
  2. Bottom-up: dai dipendenti alla direzione.
  3. Orizzontale: tra dipendenti dello stesso livello o funzione.

Ogni forma ha un preciso scopo e deve essere bilanciata all’interno dell’organizzazione per assicurare che tutti i livelli aziendali siano adeguatamente coinvolti e informati. Un’azienda in salute che fa employer branding fa sì che queste forme di comunicazione interna aziendale vengano favorite tutte, senza creare conflitti.

Ogni forma ha i suoi canali di riferimento che servono anche a dare la giusta rilevanza alle comunicazioni che vengono condivise. Per esempio, la top-down userà l’intranet aziendale, le mail e gli house organ. La Bottom -up userà l’intranet e le mail, ma anche le riunioni. Mentre la orizzontale, che di solito ha una forte componente informale, potrà preferire anche canali come la messaggistica istantanea.

Come migliorare la propria comunicazione interna

Rivedere e aggiornare regolarmente la strategia di comunicazione interna è centrale per mantenerne l’efficacia nel tempo. È importante anche rimanere aggiornati sulle nuove tecnologie e pratiche del settore. Per migliorare bisogna sempre coinvolgere i destinatari delle comunicazioni. La raccolta di feedback è vitale per far sì che tutto funzioni bene.

Bisogna essere aperti alle critiche e disposti a cambiare, a migliorare e a intervenire lì dove si presentino delle criticità. Per vedere buoni risultati bisogna monitorare con costanza e intervenire con tempestività quando c’è bisogno. Con la giusta strategia e gli strumenti adeguati è possibile trasformare la comunicazione interna in un potente catalizzatore di cambiamento e crescita aziendale.

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